临沂大学毕业生档案工作规范
发布时间: 2011-11-04 浏览次数: 542
一、入档材料
(一)基本材料:7项,共8份。
入学前档案(1宗);电子档案打印稿(1份);毕业生登记表(1份);就业通知书(1份);学籍卡(1份);学业成绩表(1份);体检表(2份)。
(二)其他材料
1.奖励材料:奖学金审批表、优秀团员登记表、模范团干部登记表、优秀学生登记表、优秀学生干部(社会工作先进个人)登记表、优秀毕业生审批表;其他奖励材料(一般指政府主管部门授予的奖励、荣誉称号)。
以上材料原则上装入原件,如原件丢失或确无登记表、审批表,可装入登记表、审批表或荣誉证书复印件(加盖颁发部门或学生所在学院公章)。
2.处分材料:凡在校期间受记过以上处分的,处分决定及解除处分决定均应装入本人档案。
3.教师资格认定材料:凡获得教师资格证书的,均要装入认定材料。
4.组织发展材料:根据学生所处组织发展的不同阶段(提交入党申请、入党积极分子、预备党员、正式党员),装入相应组织发展材料。
   二、档案目录
(一)档案编号
1.师范类:毕业年份(2位)+S+就业方案序号;
2.非师范类:毕业年份(2位)+F+就业方案序号。
(二)个人基本信息:严格按照就业方案信息填写。
(三)生源地填写格式:
1.生源地为“县”、“县级市”或直辖市所属“区”的,填写“省(市)”+“县、市(区)”,如:山东省沂南县、山东省寿光市、北京市海淀区;
2.生源地为其他市属“区”的,填写“省”+“市”+“区”,如:山东省济南市市中区。
(四)学院、专业名称:按学校规范填写全称。
(五)基本材料:原则上缺一不可,确有缺失的,要在备注栏注明原因。份数按照前述规定填写,页数按实际情况填写(凡出现打印、手写字迹的均视为1页)。
(六)其他材料:据实填写。
(七)除备注栏外,空白栏目均填写“∕”。
   三、档案密封
(一)封条:使用就业指导中心统一印制的封条,密封在档案袋封口处。
(二)印章:如无特殊情况,加盖本学院行政章,原则上加盖封条两端、中间各一处,档案袋骑缝一处(共4处)。
(三)特殊情况处理:凡是装入处分材料或者有其他特殊情况的毕业生档案,一律不封口,交就业指导中心。
   四、档案交接(校内)
(一)分类:由各学院按照就业指导中心下发的就业方案,根据升学、签约(含招考、基层就业)、回生源地等就业去向进行分类。
(二)交接手续:
1.档案交接登记表:由各学院负责移送档案的经办人填写交接时间、档案份数等内容。
2.档案清单:按就业指导中心下发的档案清单(加盖学院公章、副书记签字、一式两份)顺序核点无误后,学院、就业指导中心经办人签字。
(三)特殊情况处理:凡是装入处分材料或者有其他特殊情况的毕业生档案,单独进行交接。
   五、档案转递方式(校外)
(一)集中转递:临沂市三区九县派回生源地毕业生档案,根据临沂市人事局、教育局工作安排进行集中转递。集中转递的档案由就业指导中心统一整理、归类、打印转递单。
(二)专人送达:山东省十六市派回生源地毕业生档案,由就业指导中心统一整理、归类、打印转递单,委派专人送达。
(三)特快专递:
1.外省派回生源地毕业生档案,由就业指导中心统一整理、归类、打印转递单,集中通过特快专递送达。
2.升学、签约毕业生档案,由各学院按照调档函、协议书指定的转递地址,打印转递单,通过特快专递送达。
(四)参加西部计划等需要留校的档案,由各学院交就业指导中心统一存档。
   六、档案转递手续
(一)集中转递、专人送达、外省回生源地毕业生档案的转递回执、EMS详单由就业指导中心统一回收。
(二)升学、签约毕业生档案的EMS详单,由各学院汇总后交就业指导中心存档。